委托招标的特别注意事项

【作者按】

《“七步法”与甲方工程项目管理》之“必须招标项目招标实务指南”系列文章已经对“必须招标工程项目范围及规模标准”、“招标形式”、“依法必须招标项目招标时必须满足的条件通用条件”、“依法必须招标特殊项目招标时必须满足的特殊条件”以及“招标文件编制中的‘招标文件的概念’、‘招标文件的组成内容’、‘招标文件编制的基本原则’”等内容作了比较全面、详尽的研究和分享。本期继续分享“委托招标的特别注意事项”。

 

【关键词】“七步法”;“甲方工程项目管理”;“委托招标的特别注意事项”

 

 除了遵守之前招标投标系列文章所谈到的“自主招标及委托招标在招标文件的编制过程中均需要注意的事项”外,基于委托招标与自主招标的不同,为更好地保障工程项目招标投标活动的顺利进行,在委托招标的情况下,还需要特别注意以下事项:

 

 

 选择合适的招标代理机构

 

 

在委托招标的情况下,招标人一定要注意谨慎选择招标代理机构,应根据招标工程项目的具体特点选择在人员配备、业务能力、服务规范性及信用状况等招标能力和条件方面与招标工程项目相适应的招标代理机构。尽可能地避免因选择的招标代理机构能力和条件不够或者与招标工程项目不匹配等原因,导致招标过程不顺畅,甚至招标的失败,最终影响招标项目的计划进度及招标人的合法权益。

 

 

应当签订招标代理合同

 

 

根据《招标投标法实施条例》第十四条的规定“招标人应当与被委托的招标代理机构签订书面委托合同,合同约定的收费标准应当符合国家有关规定。”可见,在委托招标的情况下,招标人应当与招标代理机构签订书面委托活动。代理权是招标代理的基础,被代理人的授权是招标代理机构进行招标代理行为的前提和依据,代理授权的范围就是招标代理机构可以以被代理人即招标人进行招标活动的全部业务范围。对此,《招标投标法》第十五条有明确规定,具体内容为“招标代理机构应当在招标人委托的范围内办理招标事宜,并遵守本法关于招标人的规定。”

 

但工程实践中,很多招标代理合同根本没有签订或者签订时约定的内容过于简单、过于不规范,由此导致招标人与招标代理机构就“代理授权范围”经常产生争议,比如:“招标代理机构是否可以对招标文件进行必要的澄清与修改”、“招标代理机构是否可以组织评标”及“招标代理机构是否有定标权”等,一旦招标代理机构没有明确约定而招标代理机构又实际已经作了该行为,比如“对招标文件进行必要的澄清与修改”,比如“定标”,招标人对“招标代理机构作出的上述行为”又不予认可,这就会严重影响工程项目招标的顺利进行,最终可能直接影响中标结果,使招标工作难以按时完成。

 

因此,为避免招标代理纠纷的产生及其对工程项目招标的影响,招标人和招标代理机构应当依据《招标投标法》第十五条的规定,规范签订招标代理合同。 

 

 

必须明确“招标代理授权范围”

 

 

在委托招标的情况下,招标代理机构的行事完全基于招标人的明确授权,“无授权不可为”,工程实践中,招标人既可以授权招标代理机构对招标工程项目进行全权代理,也可以授权其对招标工程项目只进行部分代理,比如“只负责编制资格预审文件”或者“只负责编制招标文件”等,然后,代理部分以外的招标事宜由招标人自主办理。另,工程实践中甚至存在招标人同时委托两个或多个招标代理机构联合从事同一工程项目的招标业务,“法无禁止即自由”,这也是为现有法规所允许的。

 

可见,就如上文所提到的,如果招标代理合同对“招标代理范围”授权不明确,极容易引发招标代理纠纷,进而影响工程项目招标工作,因此,规范签订招标代理合同首先要必须明确“招标代理授权范围”。

 

关于“招标代理服务范围”,具体可参考《招标采购代理规范》第4.1.1项的规定,具体内容如下:

 

招标代理服务范围主要包括:1.拟订招标方案;2.编制资格预审文件;3.发布资格预审公告;4.发售资格预审文件;5.对资格预审文件进行必要的澄清与修改;6.接收资格预审申请文件;7.组织资格审查;8.向申请人告知资格审查结果;9.编制招标文件;10.发出投标邀请书或发布招标公告;11.发售招标文件;12.组织潜在投标人踏勘现场;13.组织召开投标预备会;14.对招标文件进行必要的澄清与修改;15.收取投标保证金;16.接收投标文件;17.组织开标;18.组织评标;19.评标结果公示;20.协助定标;21.发出中标结果;22.协助签订合同;23.退还投标保证金;24.编制招标投标情况报告;25.招标资料收集及移交;26.协助处理异议;27.协助处理投诉;28.合同咨询及其他服务。

 

可见,招标代理服务范围涵盖了招标、投标、开标、评标、中标及签订合同等各环节的业务,涉及业务环节及内容极为庞杂,为避免招标代理纠纷对工程项目招标可能造成的不利影响,招标人和招标代理机构必须要签订招标代理委托合同,并对“委托招标范围”、“招标代理服务内容”、“履行期限”、“招标人与招标代理机构各自的职责划分”等作出明确约定。

 

 

必须明确招标代理服务费的交纳主体

 

 

目前,现行有效的法规对“招标代理服务费的交纳主体”并未作出明确规定,工程实践中,招标代理服务费的交纳仍沿用已废止原国家计委颁布的《招标代理服务收费暂行办法》及《国家发展改革委办公厅关于招标代理收费有关问题的通知》的规定,其交纳主体既可以是招标人也可以是中标人。但需要注意的,基于合同的相对性原则,招标代理合同只对招标人和招标代理机构具体约束力,即使招标代理合同明确约定“招标代理服务费由中标人交纳”,在招标代理机构根据合同约定要求中标人支付招标代理服务费时,中标人也有权予以拒绝。为避免这种情况的发生,如果招标代理合同明确约定“招标代理服务费由中标人交纳”,招标人在编制招标文件时一定要将该约定纳入到“招标文件”的规定中,并在招标文件中明确“投标报价是否包含招标代理服务费”、“招标代理服务费的标准”及“招标代理服务费的支付方式”等。

 

另外,需要注意的是,出于各种私益的目的,工程实践中衍生出一个与“招标代理服务费”极为相似的名称“中标服务费”,两者截然不同,“中标服务费”是违法的,国家法规对此从未作出过任何规定。无论是以“中标服务费”的名义实质收取“招标代理服务费”还是以收取“中标服务费”的名义向招标人和中标人收取双份招标代理服务费,其行为都属于违法行为,应予以纠正,对此,招标人或者招标代理机构在签订招标代理合同或者编制招标文件时都应当予以注意,以避免该违法行为及其所可能导致的不利法律后果。

 

 

委托招标的情况下,招标代理机构的禁止行为

 

 

根据《招标投标法实施条例》第十三条的规定“招标代理机构在招标人委托的范围内开展招标代理业务,任何单位和个人不得非法干涉。招标代理机构代理招标业务,应当遵守招标投标法和本条例关于招标人的规定。招标代理机构不得在所代理的招标项目中投标或者代理投标,也不得为所代理的招标项目的投标人提供咨询。”,可知,委托招标的情况下,国家法规禁止招标代理机构在所代理的招标工程项目中投标、代理投标以及为所代理的招标工程项目的投标人提供咨询。

 

 


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